會計檔案與其他類檔案在性質(zhì)、法律要求、保存期限、保密性、使用頻率、管理方式和審計監(jiān)督等方面存在顯著差異。會計檔案因其重要性、復雜性,在企業(yè)檔案管理中占據(jù)核心地位。

國家檔案局在《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》中明確:要進一步提高檔案收集、整理、歸檔等工作的規(guī)范化水平與信息化水平。對于高度重視數(shù)字化建設(shè)的央國企,升級電子會計檔案管理系統(tǒng)尤為必要。

一、傳統(tǒng)電子會計檔案管理面臨5大挑戰(zhàn)

會計檔案信息化起步早,傳統(tǒng)電子會計檔案管理面臨諸多挑戰(zhàn),影響企業(yè)運營效率和合規(guī)性。

1、系統(tǒng)安全性不足:雖然很多企業(yè)采用了電子化會計檔案管理,但在數(shù)據(jù)安全防護措施上仍存在不足。例如,缺乏有效身份驗證機制、數(shù)據(jù)加密技術(shù)和備份恢復方案,易導致數(shù)據(jù)泄露、被非法篡改或丟失。

2、檔案標準化程度低:不同企業(yè)和組織之間,甚至同一企業(yè)內(nèi)部各部門之間,在電子會計檔案格式、命名規(guī)則等方面缺乏統(tǒng)一標準,這給跨部門、跨企業(yè)間的信息共享帶來不便。

3、系統(tǒng)兼容性和集成度差:一些企業(yè)會計系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)(如ERP、CRM等)之間缺乏良好的接口和互操作性,導致數(shù)據(jù)難以實現(xiàn)無縫對接,增加了數(shù)據(jù)處理工作量。

4、數(shù)據(jù)維護和管理復雜:隨著企業(yè)發(fā)展,電子會計檔案數(shù)量不斷增加,如何有效地進行長期保存、分類整理、定期審查等工作變得越來越困難。

5、技術(shù)支持和服務(wù)滯后:一些企業(yè)在采用電子會計檔案管理系統(tǒng)后,面臨技術(shù)更新迭代慢、供應商服務(wù)響應不及時等問題,影響系統(tǒng)穩(wěn)定運行和用戶體驗。

二、央國企檔案管理數(shù)智化平臺

藍凌全棧信創(chuàng)數(shù)智化檔案管理平臺,以檔案管理標準化及智能化為核心建設(shè)方向,覆蓋檔案收、整、存、用全業(yè)務(wù)流程場景,集成多業(yè)務(wù)系統(tǒng),支持紙電混合模式,適配國產(chǎn)化軟硬件,滿足央國企包括會計檔案在內(nèi)的全檔案管理數(shù)字化升級需求,助力組織打造新質(zhì)生產(chǎn)力。

藍凌全棧信創(chuàng)數(shù)智化檔案管理平臺,具有以下特點:

藍凌全棧信創(chuàng)數(shù)智化檔案管理平臺,架構(gòu)先進,系統(tǒng)穩(wěn)定性強、性能可伸縮、應用可拓展,通過低代碼技術(shù),可隨需搭建個性化應用,實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新。

三、央國企檔案管理典型應用

藍凌檔案管理平臺,支持央國企檔案全場景管理,覆蓋自動歸檔、四性檢測、檔案加密、智能整編、實體管理、歸檔移交、檔案關(guān)聯(lián)、庫房管理、檔案搜索、檔案借閱等應用。

1、檔案收集,線上線下皆高效

滿足單份、多份及大批量文件收集需求,支持多種上傳方式。通過集成各類業(yè)務(wù)系統(tǒng),讓公文、人事、項目、財務(wù)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的文件可自動歸檔到檔案系統(tǒng),減少人力成本。

2、四性檢測,確保歸檔更合規(guī)

根據(jù)《DA/T 70-2018文書類電子檔案檢測的一般要求》要求,支持對檔案的真實性、可用性、安全性、完整性進行檢測,生成報告;自定義配置檢測項,滿足企業(yè)個性化管理需求。

3、檔案整編,自動配置更省時

系統(tǒng)可根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求配置規(guī)則,實現(xiàn)自動排序、自動組件、組卷等功能;按實體管理規(guī)則進行裝盒管理,降低檔案管理人員工作量;支持批量修改、條目合并、拆分等功能。

4、實體管理,批量處理更輕松

支持包括檔案盒狀態(tài)管理、上下架、條碼管理;支持在線打印各類標簽,降低檔案管理人員工作量;具有剪切、排序、批量修改、批量上傳、批量下載等更多功能。

5、庫房管理,數(shù)字孿生更智能

覆蓋庫房日常管理(設(shè)備、溫濕度、安檢等記錄)、存放位置管理(位置索引,方便上下架)、虛擬庫房(可查看各全宗內(nèi)庫房及檔案存放情況),實時監(jiān)控更安全、管理庫房更便捷。

6、檔案利用,搜索借用皆方便

多種檢索方式,確保用戶快速找到檔案;借閱流程與OA集成,支持多種借閱類型(在線查閱、下載原文、借閱原件、領(lǐng)用原件);電子文件脫敏,支持雙文件存儲、涂改、水印等。

7、檔案處理,智能提醒鑒定快

系統(tǒng)會提前一個月(提醒時間可自定義)提醒檔案管理員,確保文件得到及時處理;對于無存檔價值的檔案發(fā)起銷毀申請,自動賦予“已銷毀”標識,銷毀的檔案不能檢索和利用。

8、檔案統(tǒng)計,數(shù)賦決策更科學

藍凌平臺具備檔案移交統(tǒng)計、室藏統(tǒng)計、借閱統(tǒng)計、利用統(tǒng)計、電子容量統(tǒng)計等多維度統(tǒng)計分析能力,可根據(jù)全宗、分類、保管期限、日期等進行統(tǒng)計分析,助力決策更科學。

9、數(shù)據(jù)大屏,檔案管理全掌控

支持數(shù)據(jù)多圖表可視化呈現(xiàn),包括數(shù)據(jù)看板、數(shù)據(jù)大屏等,讓數(shù)據(jù)分析更直觀,檔案庫存、利用情況等全面掌控,助力管理者決策與檔案管理工作持續(xù)優(yōu)化。

10、檔案門戶,管、用全面高效

普通用戶門戶,聚合檔案動態(tài)、快捷入口、待辦事項、通知公告、編研成果等模塊;檔案管理員門戶,聚合數(shù)據(jù)總覽、歸檔情況、借閱情況、熱搜榜等模塊,方便檔案系統(tǒng)管理與運營。

四、央國企檔案管理平臺價值

1、提升檔案管理效率:與業(yè)務(wù)系統(tǒng)打通接口,線上實現(xiàn)全自動歸檔,節(jié)省人工,提高效率。

通過智能檢測、合規(guī)審核、自動整編、流程審核、數(shù)據(jù)洞察等,提效管理,助力決策;

2、規(guī)范檔案業(yè)務(wù)流程:符合國家、行業(yè)標準,支撐管理制度流程E化,保障所有管理行為標準化;通過系統(tǒng)的輔助,進一步規(guī)范檔案業(yè)務(wù)流程,讓檔案應歸盡歸、管理全面合規(guī)。

3、規(guī)避檔案存用風險:完整權(quán)限設(shè)計、審批制確保檔案歸檔、借出等環(huán)節(jié)責任到人,操作更合規(guī);庫房監(jiān)控、檔案脫敏、數(shù)據(jù)加密等多種方式,保障存用過程中的安全,降低風險。

4、助力組織數(shù)智轉(zhuǎn)型:提升檔案數(shù)字化水平,充實企業(yè)數(shù)字化生態(tài),為轉(zhuǎn)型創(chuàng)新提供更多支撐;改善檔案管理數(shù)字化用戶體驗,形成數(shù)字檔案人人用的習慣,培養(yǎng)企業(yè)新質(zhì)生產(chǎn)力。

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